Diminuir o tamanho do seu arquivo .pst 
Reduzindo o Tamanho do seu Arquivo .PST
(leia até o final)

Por padrão o Outlook 2007 pode lidar com um arquivo de até 20 GB, e o Outlook 2010 até 50 GB. Porém ocorrem muitos problemas ao se utilizar de arquivos tão grandes.
Posso citar como exemplo: uma simples mudança de e-mail da Caixa de Entrada para uma outra pasta que tenha sido criada, o Outlook fica "pensando" por horas até travar. E, o pior é que normalmente quando ele trava e você tem que forçar seu fechamento, no Gerenciado de Tarefas, por exemplo, ao abrir novamente o programa ele exibirá uma mensagem dizendo que o Outlook não foi fechado de forma correta e isso faz com que você tenha que reiniciar sua máquina.
Ou, ainda pior, você terá que "reparar" seu arquivo de dados. E, quando isso é feito de forma automática pelo sistema, tudo bem, mas isso nem sempre funciona e, às vezes o micro fica processando essa tarefas por horas e horas a fio.
Encontre o arquivo de dados (seguindo a dica anterior) e verifique seu tamanho (clique nele com o botão direito e selecione o item Propriedades... no menu). Faça isso novamente para acompanhar as mudanças no tamanho à medida em que segue as sugestões abaixo:
Vamos começar compactado o arquivo. No Outlook 2007 clique no menu Arquivo e em Gerenciamento de Arquivo de Dados... Selecione sua caixa de correio, clique em Configurações e em Compactar Agora. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo, em Informações, em Configurações da Conta, e de novo em Configurações da Conta. Clique na aba Arquivos de Dados na janela que surge. Selecione o arquivo correspondente à sua caixa postal, clique em Configurações, na aba Avançado, no botão Configurações de Arquivos de Dados do Outlook e em Compactar Agora.
Se a redução no tamanho do arquivo não for suficiente, experimente arquivar as mensagens e compromissos antigos, o que irá movê-los para um outro arquivo .pst (o padrão é archive.pst). No Outlook 2007 clique no menu Ferramentas e em Opções. Clique na aba Outras e no botão AutoArquivar. No Outlook 2010 clique na aba Arquivo e em Opções. Agora clique em Avançado e no botão Configurações para AutoArquivar. Lá você encontrará várias opções do que arquivar.
Você também pode arquivar os itens antigos imediatamente, em vez de esperar pela próxima vez em que isso aconteça automaticamente. No Outlook 2007 selecione Arquivo / Arquivo Morto. No 2010 clique na aba Arquivo e então em Informações. Clique no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Arquivar.
O Outlook tem mais ferramentas para ajudar na organização. Na versão 2007 clique no menu Ferramentas e em Limpar Caixa de Correio para encontrá-las. No Outlook 2010, clique no menu Arquivo, em Informações e no botão Ferramentas de Limpeza, e então em Limpar Caixa de Correio.
Após fazer todo o possível para arquivar e limpar seus dados, o arquivo Outlook.pst vai continuar com o mesmo tamanho, mas terá uma quantidade considerável de espaço vazio. Compacte-o novamente para colher os frutos de sua faxina.
(Fonte: http://pcworld.uol.com.br/dicas/2011/08/26/5-problemoes-do-outlook-e-como-resolve-los)

Na prática, descobri que só há uma forma de diminuir o Tamanho do Arquivo .PST de forma segura. É necessário:

1. "criar" outro arquivo .PST (é claro que ele estará vazio);
2. em seguida, faça com que esse novo .PST seja Definido como Padrão;
3. deixe o Outlook apontando apenas para esse arquivo novo que foi criado, ou seja, exclua o outro;
3. depois, importe o outro arquivo (o maior) para esse novo que foi criado (se o arquivo for realmente grande, vai demorar bastante, houve casos em que levei 3h);
4. Pronto, confira! Você verá que seu arquivo .PST foi reduzido.

É isso mesmo! É só isso! E o seu Arquivo .PST será diminuído de 20 a 30%, ou mais, dependendo da quantidade de arquivo que vc tenha em Itens Excluídos ou Lixo Eletrônico.

Sabe onde encontrei isso??? Em lugar algum, pois na Empresa onde trabalho começamos a ter problema com as caixas que iam chegando próximas a 20GB. Então, ligamos no suporte da Microsoft e nem sequer eles sabiam o que tinha que ser feito.

Espero mais uma vez ter ajudado...

http://maedeourico.blogspot.com.br/2013/01/diminuir-o-tamanho-do-seu-arquivo-pst.html
postado por Luiz Fabiano

Suporte.office.com
Reduzir o tamanho dos arquivos de dados do Outlook
Sua caixa de correio do Microsoft Outlook cresce à medida que você cria e recebe itens. Mesmo quando você excluir itens, o tamanho de seu arquivo de dados poderá não ser reduzido em proporção à quantidade de dados que você tiver excluído. Há várias maneiras de gerenciar sua caixa de correio e reduzir o tamanho do arquivo de dados.
O que você deseja fazer?
Gerenciar o tamanho de sua caixa de correio 
Reduzir o tamanho de um arquivo Pastas Pessoais (.pst) 
Reduzir o tamanho do arquivo Pasta Offline (.ost) 
Gerenciar o tamanho de sua caixa de correio
Você pode usar a ferramenta Limpar Caixa de Correio, que permite a você exibir o tamanho de sua caixa de correio e pastas individuais. Você também poderá arquivar itens mais antigos em um arquivo de Pastas Pessoais (.pst) e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.
1. No menuFerramentas, clique em Limpar Caixa de Correio.
2. Siga um dos procedimentos abaixo: 
o Para exibir o tamanho total de sua caixa de correio e das pastas individuais dentro dela, clique em Exibir Tamanho da Caixa de Correio.
o Para localizar os itens mais antigos, selecione Localizar itens com mais dex dias, insira um número entre 1 e 999 e clique em Localizar.
o Para localizar itens grandes, selecione Localizar itens com mais dex kilobytes, insira um número entre 1 e 9999 e clique em Localizar.
o Para mover os itens mais antigos em sua caixa de correio para um arquivo Pastas Pessoais (.pst), clique em AutoArquivar. A pasta padrão para arquivos .pst é c:\Documentos e Configurações\nome do usuário\Configurações Locais\ Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook.
o Para exibir o tamanho de sua pasta Itens Excluídos, clique em Exibir Tamanho dos Itens Excluídos.
o Para esvaziar sua pasta Itens Excluídos, clique em Esvaziar.
o Para exibir o tamanho de sua pasta Conflitos, clique em Exibir Tamanho de Conflitos.
o Para excluir o conteúdo de sua pasta Conflitos, clique em Excluir.
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Reduzir o tamanho de um arquivo Pastas Pessoais (.pst)
Se você excluir os itens de um arquivo Pastas Pessoais (.pst), o arquivo será compactado automaticamente no plano de fundo quando você não estiver usando seu computador com o Outlook em execução. Se você desejar reduzir imediatamente o tamanho do arquivo, será possível forçar uma compactação. O procedimento para compactar o arquivo de dados poderá demorar vários minutos.
1. No menu Arquivo, clique em Gerenciamento de Arquivos de Dados.
2. Clique no arquivo de dados que você deseja compactar e em Configurações.
3. Clique em Compactar agora.
Observação    Você não terá que sair do Outlook depois de compactar uma arquivo .pst.
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Reduzir o tamanho do arquivo Pasta Offline (.ost)
A redução do tamanho do arquivo arquivo de Pasta Offline poderá melhorar o desempenho se você tiver excluído uma grande quantidade de item. Esse procedimento não excluirá os itens salvos no servidor.
1. Exclua os itens que você não deseja manter e esvazie a pasta Itens Excluídos.
2. No menu Ferramentas, clique em Configurações da Conta.
O comando Configurações da Conta não é exibido 
O comando Configurações da Conta está no menu Ferramentas no Microsoft Office Outlook 2007. Se você está usando uma versão anterior do Outlook, as instruções a seguir não são aplicáveis. Use a Ajuda incluída nesse produto. Se a barra de título do programa exibe Microsoft Outlook Express, você está usando um programa que não é o Outlook. Consulte a Ajuda do Outlook Express.
3. Na lista, selecione Microsoft Exchange Server, e clique em Alterar.
4. Clique em Mais Configurações.
5. Clique na guia Avançado e em Configurações do arquivo de pasta offline.
6. Clique em Compactar agora.
Observação   
* Para excluir um item de pastas online e offline, selecione o item e pressione DELETE.
* Se você estiver usando uma conta do Exchange no Modo Cache do Exchange, somente a pasta selecionada será excluída do arquivo .ost local. Os itens no servidor serão baixados novamente para o arquivo .ost na próxima sincronização, caso a pasta esteja selecionada em Opções de Pastas em Configurações de Envio/Recebimento para a conta de email do Exchange Server.
* Quando você usar o Modo de Transferência em Cache, as pastas públicas favoritas não serão sincronizadas por padrão. Se você optar por sincronizar pastas públicas, o tamanho de seu arquivo Pasta Offline (.ost) poderá aumentar significativamente.
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Aplicável a: Outlook 2007